1. Generelt
Dette arenareglement gjelder for ethvert selskap eller enhver privatperson (Leietaker/arrangør) som leier lokaler av Trondheim Spektrum AS (Utleier).
Dette arenareglementet er å anse som en del av leieavtalen med Trondheim Spektrum AS, og det er Leietakers/arrangørs ansvar å sørge for at reglementet overholdes.
Eventuelle spørsmål og usikkerheter vedrørende bestemmelser i dette arenareglementet skal søkes avklart så raskt som mulig, og Leietaker/arrangør plikter på eget initiativ å kontakte Utleier for nødvendige avklaringer før beslutninger fattes.
2. Forandringer på og i arenaen
Det er forbudt å gjøre noen form for endringer på og i arenaens innredning og anlegg, herunder – men ikke begrenset til – alle former for bolting og boring.
Ved inn- og uttransport av utstyr o.l. skal stor forsiktighet utvises. Utstyr eller innredning som tilhører Utleier må ikke flyttes eller omdisponeres uten skriftlig forhåndstillatelse fra Utleier.
3. Kjøring inne i arenaen
Ved kjøring av trailer, lastebil, personbil, truck, lift, jekketralle o.l., må det utvises særdeles forsiktighet med tanke på gulv, lister, dørstokker o.l.
Før det kan benyttes kjøretøy inn i arenaen, må dette avklares og godkjennes av Utleier.
Kjøretøy som skal benyttes i arenaen må ha hvite dekk.
4. Skader på arenaen
Leietaker/arrangør vil bli stilt til ansvar for all skade som forvoldes i og på arenaen.
Alle skader på arenaen og innretninger i og på arenaen skal umiddelbart rapporteres til Utleier.
5. HMS, sikkerhet og beredskap
Leietaker/arrangør plikter å sette seg inn i Trondheim Spektrums branninstruks/rømningsplan, som henger på veggene i arenaen.
Ved arrangement som medfører bruk av midlertidige installasjoner og anlegg (eksempelvis messe-rigger, servering, scener, lyd, etc.), må bruk av brannvakter vurderes. Dette avklares med utleier.
Der ikke annet er spesifisert i arrangementsavtalen, er leietaker/arrangør selv ansvarlig for å utarbeide en risikovurdering og sikkerhetsplan for sitt arrangement, som må sendes til Utleier i innen 14 dager før arrangementet. Leietaker/arrangør plikter å sørge for at de selv og eventuelle kontraktsparter de har inngått samarbeid med, overholder gjeldende reglement for HMS og sikkerhet ved utførelsen av arbeid i og utenfor arenaen.
Det vises særlig til arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter. Leietaker/arrangør må påse at alle som jobber/utfører arbeid i arenaen i forbindelse med arrangementet er underlagt gjeldende HMS-regler.
Alle avvik skal umiddelbart rapporteres til Utleier, og det er Leietakers/arrangørs plikt å påse at tilfredsstillende rutiner for avviksmeldinger foreligger.
6. Transport og rigging av utstyr
Transport av utstyr til og fra arenaen kan bare finne sted etter avtale med Utleier. Logistikkplan med tidsperioder for transporten utarbeides i samarbeid mellom Utleier og Leietaker/arrangør.
Rigging av nødvendig utstyr til arrangementet kan bare gjøres i samråd med, og etter anvisning fra Utleier. Leietaker/arrangør skal gi skriftlig informasjon til Utleier om tidspunkt for rigging av utstyr før og etter arrangementet.
Utstyr, installasjoner og materiale som Leietaker/arrangør benytter, eller som på annen måte er knyttet til arrangementet skal være i forskriftsmessig stand. I de tilfellene der ingen relevant forskrift regulerer forholdet skal utstyr og installasjoner som benyttes uansett være i god teknisk stand.
Som utstyr regnes for eksempel lyd, lys, scene, AV-utstyr, delevegger, frontbord, møbler, elektriske artikler etc. (listen er ikke uttømmende).
I størst mulig utstrekning bør det brukes brannhemmende materialer.
7. Uttak av strøm
Elektrisk tilknytning og utleietjenester av elektrisk utstyr til arrangementer i Trondheim Spektrum leveres av Trondheim Spektrum sin hovedsamarbeidspartner for elektriske installasjoner.
8. Renhold
Omfang og ansvar, herav økonomiske forpliktelser, for renhold i og rundt arenaen i forbindelse med arrangementet reguleres i avtalen mellom partene.
Container for håndtering av avfall i forbindelse med arrangementet rekvireres
av Utleier og bekostes av Leietaker/arrangør.
9. Internett
Det er trådløs internettsone i Trondheim Spektrum, som leietaker arrangør kan benytte seg av. Behov utover dette reguleres i avtalen mellom partene.
10. Mat og drikke
Utleier har alle rettigheter til salg av mat og drikke i og ved arenaen gjennom Trondheim Catering.
Eventuell utdeling av smaksprøver og fremstilling av mat i forbindelse med et arrangement kan bare finne sted etter Utleiers skriftlige samtykke. Videre plikter Leietaker å melde fra til Mattilsynet i forkant av arrangementet dersom slik aktivitet skal finne sted.
11. Utenomhus
Det er forbudt å gjøre noen form for endringer på arenaens uteområder og leietaker/arrangør vil også bli stilt til ansvar for all skade som forvoldes på de samme områdene, herunder – men ikke begrenset til – graving, nedsetting av jordspyd, boring og bolting, flytting av faste gjerder og andre gjenstander og ødeleggelse av plenområder (ved f.eks. kjøring på disse områdene).
All motorisert ferdsel rundt arenaen skal bare skje etter godkjennelse fra Utleier, og i samsvar med gjeldende arrangementsplan. Slik aktivitet og ferdsel skal alltid skje med stor grad av varsomhet.
Følgende må være avtalt med utleier i forkant av arrangementet:
• Plassering av utstyr, kjøretøy, containere etc. på arenaens uteområder
• Plassering av reklamemateriell rundt arenaen.
• Tilkobling og bruk av vann og avløp
12. Parkering og trafikkavvikling
Leietaker/arrangør gjøres oppmerksom på at arenaen har et svært begrenset antall parkeringsplasser til disposisjon. Tilgangen med bil til arenaen er begrenset og ved noen arrangement ikke tillatt. Unntatt fra dette er HC-tilgjengelighet.
13. Øvrige vilkår
Leietaker/arrangør må selv besørge utstyr/verktøy/maskiner som er nødvendig for å avvikle arrangementet. Bare de arealer som er beskrevet i avtalen mellom partene står til Leietakers/arrangørs disposisjon. Arealer utover dette kan imidlertid når som helst etter avtale er inngått tilkomme avtalen mot vederlag.
Bruk av arenaens lydanlegg i Hall A, D og taleanlegg i vrimleområdene må avtales med Utleier i forkant av arrangementet.